Asiakasrekisteri – Tietosuojaseloste

POHJOLA RAKENNUS KONSERNIN YHTIÖN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen tietosuojaseloste.

Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjänä on se Pohjola Rakennus -konsernin yhtiö, johon sinulla tai organisaatiollasi on olemassa oleva asiakassuhde.
Pohjola Rakennus -konsernin yhtiöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja asiakasrekisterin käsittelytarkoituksissa, ovat:

(a) Pohjola Rakennus Oy Häme
(b) Pohjola Rakennus Oy Infra
(c) Pohjola Korjausrakennus Oy
(d) Pohjola Rakennus Oy Keski- ja Itä-Suomi
(e) Pohjola Rakennus Oy Länsi-Suomi
(f) Pohjola Rakennus Oy Pohjois-Suomi
(g) Pohjola Rakennus Oy Uusimaa

Näistä kukin on erikseen rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän puolesta tietosuoja-asioista huolehtii käytännössä Pohjola Rakennus Group PRG Oy, jonka yhteystiedot ovat: Ludviginkatu 3-5 B 14, 00130 Helsinki.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Mikko Tuomela
Pohjola Rakennus Group PRG Oy
Televisiokatu 4
00240 Helsinki
tietosuoja(at)pohjolarakennus.fi

3 REKISTERIN NIMI

Pohjola Rakennus -konsernin yhtiön asiakasrekisteri

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen- kehittämiseen ja hallinnointiin, sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpanoon, tiedusteluihin, tarjouspyyntöjen valmisteluun ja lähettämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, työmaakohteiden tapahtumien viestittämiseen, takuu- ja vuositarkastusten hoitamiseen, ja korjaustietojen hallinnointiin sekä laskutukseen. Lisäksi tietoja käytetään yleisen- ja asukaspalautteen keräämiseen ja asiakastyytyväisyystutkimusten toteuttamiseen.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

(a) Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin;

(b) Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena;

(c) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, koska rekisteröity tai rekisteröidyn organisaatio on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä rekisterin käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Rekisteri sisältää kaikista rekisteröidyistä seuraavat henkilötiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Asuntojen ostajilta lisäksi: asiakkaiden henkilötunnus, osakkaiden omistussuhteet, valitut tuote- ja materiaalitiedot (asukasmuutokset), asiakkuuden alkamisajankohta, mahdolliset palautteet.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

7 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien toteuttamisessa rekisterinpitäjän lukuun toimivia sopimuskumppaneita eli henkilötietojen käsittelijöitä, joille siirretään yhteistyön puitteissa henkilötietoja toimeksiantosopimuksen ja sen tietosuojaehtojen mukaisesti käsiteltäväksi rekisterinpitäjän ohjeistusten mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi ICT-, kyselytutkimusten ja viestintä- ja markkinointipalvelujen tuottajat, asuntojen takuu- ja vuositarkastuksen toteuttajat.

Lisäksi henkilötietoja käsittelevät kiinteistön- ja asunnonvälittäjät, jotka toimivat rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, ja joiden kanssa Pohjola Rakennus -konsernin yhtiö tekee yhteistyötä asuntokohteiden markkinoimisen, välittämisen ja myynnin yhteydessä.

Lista Pohjola Rakennuksen yhteistyökumppaneina toimivista kiinteistön- ja asunnonvälittäjistä löytyy täältä.

Henkilötietoja siirretään kyselytutkimusten toteuttajalle, asukasmuutoksia toteuttaville urakoitsijoille, turva-asiakirjoja säilyttäville luottolaitoksille, RS-pankeille ja asuntokohteiden isännöitsijöille.

Konsernin yhtiöissä käsiteltyjä henkilötietoja siirretään esimerkiksi asuntokohteiden ostotilanteessa Pohjola Rakennus Group PRG Oy:lle.

8 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

(a) Asunnon ostajan rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään 10 + 1 vuotta taloyhtiön hallinnonluovutuksesta, jolloin urakoitsijan yleisten sopimusehtojen mukainen vastuuaika, takuuvelvoite ja koko asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet ja toimenpiteet ovat suoritettu.

(b) Asunnon varaajan osalta tietoja säilytetään 7 vuorokautta, mikäli varaus ei johda asunnon kauppaan, suullisella hyväksynnällä asiakkaan tietoja säilytetään 2 vuotta asiakasrekisterissä muiden kohteiden tarjoamista varten.

(c) Asuntokohteista kiinnostuneiden osalta asiakkaiden tietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin ikään 2 vuotta.

Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja rekisterinpitäjä on huolehtinut asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä rekisterin suojaamiseksi. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Tietojen käyttöoikeudet ja valtuudet tietojärjestelmiin on rajattu, ja ne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja henkilötietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterinpitäjän työntekijät on ohjeistettu ja koulutettu tietoturvan ja henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuuden varmistamiseksi, minkä lisäksi työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

(a) Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;

(b) Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;

(c) Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

(d) Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

(e) Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

Riippumatta siitä, mikä Pohjola Rakennus -konsernin yhtiö kulloinkin toimii rekisterinpitäjän roolissa, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan keskitetysti samaan osoitteeseen.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulisi lähettää osoitteeseen tietosuoja(at)pohjolarakennus.fi.

Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Päivitetty 27.6.2018